【完全攻略ガイド】初心者幹事必見！忘年会・新年会の「準備」と「当日の仕切り」

初心者幹事さんでも失敗しない、忘年会・新年会を成功させるために必要な事前準備、当日の動きについて紹介します。

忘年会・新年会の準備編

忘年会・新年会に必要なのは下記の13項目です。

1.予算の確認

会費が会社の福利厚生費から負担されるかどうか、経理担当者に確認します。

ケータリングセレクション調べでは、忘年会・新年会を行う場合、その費用を会社の福利厚生費で補うのは全体の30%程度で、70％近くの企業が一律金額の自己負担制を採用しています。

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自己負担額は3,500～4,500円が最も多く、飲食料の差などを理由に男性の方が高い金額で設定されていることがあります。前回の忘年会・新年会の会費について確認を行うと、より全体の予算を組みやすくなります。

2.場所選び

忘年会・新年会の開催場所によって、準備することが変わります。

1.飲食店を利用する場合

• ・人数把握
• ・参加費などの予算確定
• ・お店の予約

2.社内でケータリングやオードブルを利用する場合

• ・人数把握
• ・参加費などの予算確定
• ・ケータリング、オードブルの店舗との打ち合わせ

などの工程が必要になります。

＜飲食店・ケータリング＆オードブルの比較＞

飲食店	ケータリング・オードブル
❌移動時間が必要（誘導に時間が掛かる） ⭕料金の幅が広い ⭕お店の雰囲気を楽しめる ❌前入りして余興の準備ができない ⭕その場で追加注文ができる	⭕移動しやすい（誘導がいらない） ❌料金が高めの設定 ⭕スペースを貸切状態で楽しめる ⭕前入りして余興の準備ができる ❌その場で追加注文はできない

どちらの方が便利でより満足度が高いかを考え、計画を立てる必要があります。

3.日程調整を行う

役員や部長、課長など役職が高い人の予定があう日を優先的に抑えます。
予め開催日が確定している場合は「開催日」「開始時間」「終了時間」を記載し、出欠確認をとります。

4.日程と人数を決定

日程と出席人数を確定させます。参加予定者からの返答がない場合は、再度確認をとります。

5.飲食店の予約・ケータリングの発注

1.飲食店の予約

• ・人数や要望に合ったお店をリサーチする
• ・お店の空き状況と料理のコースを確認する
• ・予約する

2.ケータリング＆オードブルの発注

• ・料理、予算、参加人数を確定させる
• ・要望を伝えてプランを選ぶ
• ・発注する

ケータリングの場合、店舗によっては掲載されているプランだけではなく、シチュエーションや予算に応じた最適なプランでの発注が可能です。イベント内容、参加人数、予算、参加者の年齢層などとあわせて相談をすると、失敗がありません。

6.案内メールを出す

場所と時間が確定したうえで、最終的な案内メールを送信します。
会費が発生する場合、前日に徴収する時間も明記し、忘れないように集金します。

7.司会・進行の台本作成

当日の進行をスムーズにするために、進行台本を作成します。司会を別の人に依頼する場合は、その人とも入念に打ち合わせをします。

＜例.忘年会・新年会当日の流れ＞

• 1.18:00～開会宣言（司会の挨拶）
• 2.18:02～代表挨拶（役職が最も高い人に依頼）
• 3.18:10～ご厚志*の紹介（ある場合のみ）
• 4.18:12～乾杯の挨拶（役職が3番目に高い人に依頼）
• 5.18:20～食事、歓談、宴会の時間
• 6.19:20～余興、ゲーム
• 7.20:35～中締めの挨拶、万歳三唱、一本締め、三本締めなど（役職が2番目に高い人に依頼）
• 8.20:45～閉会宣言（司会者の挨拶）

* ご厚志　主賓が幹事に渡すお金、または上司や役員から渡されるお金のこと

8.席順作成

当日、集まった人たちがどこに座ればよいのかをあらかじめ決めておくと、席案内と着席がスムーズになります。一般的な席次は以下のとおりです。

幹事は必ず下座の出入り口に着席するようにし、食べ物や飲み物の進み具合を確認できるようにします。

9.挨拶と依頼

挨拶を考える場合、どのタイミングでやるかによってお願いする人が変わってきます。

忘年会・新年会で挨拶する人と順番

• ①「開会の挨拶」は、「司会者」または「幹事」
• ②「最初の挨拶」は、「最も役職の高い人」
• ③「乾杯の音頭」は、「3番目に役職の高い人」
• ④「締めの挨拶」は、「二番目に役職の高い人」
• ⑤「閉会の挨拶」は、「司会者」または「幹事

出席が可能な上司に挨拶の依頼をします。メールで依頼をし、口頭でも「新年会・忘年会の挨拶、宜しくお願いします」と言っておくと親切です。

10.余興（ゲーム・出し物）の企画

余興の時間は景品を渡す時間も入れ、1時間くらいを目処にします。
忘年会・新年会の余興は、元気な若手社員にお願いすると勢いよくスタートを切ることができます。 景品などがあると、より会場の雰囲気を盛り上げることができます。

11.服装の用意

幹事は新年会・忘年会当日は準備で動き回るので、動きやすい服装を用意します。露出の多い服やカジュアルすぎる服などは避けるのが無難です。ジャケットを着用すれば間違いありません。

おまけ 初心者幹事の失敗例3選

実際にあった失敗例を3つ紹介します。

1.幹事スタッフの人数が足りなかった

下準備や当日の対応に手が回らず、急遽他の人に手伝ってもらうことになった。当日のお手伝いやスタッフだけでも、事前にお願いしておけばよかった、と後悔した。

出欠確認や食事の手配など、事前準備の段階で幹事のチームを組み、担当をわけておくと安心です。

2.周りの意見に惑わされ、手配が後ろ倒しになった

周りの要望を全て叶えようとし、食事の手配や余興の準備など、当日ぎりぎりまで決められなかった。案内なども含め後ろ倒しになり、迷惑がかかってしまった。

事前にいつまでに何をするかを決め、悩んだ時は上司などに相談し、発注を行うとスムーズです。

3.日程調整の優先順位を間違えた

日程調整の際、人数を優先してしまい重役が誰も出席できない日を選んでしまった。

まずはじめに重役など、重要人物の出席可能な日程を確認し、候補日を絞ることが重要です。

忘年会・新年会の当日編

台本通りに「時間管理」をしっかりしながら6個の項目を進めていきます。

1.景品や余興の準備・セッティング

あらかじめ手配しておいた、景品や余興の準備品で必要なものをまとめて、会場に運びやすい状態にしておきます。一人で持ちきれなさそうな場合は、あらかじめ誰かに一緒に運んでもらうよう依頼しておくと安心です。

ケータリングを発注している場合、食事の準備は全て店舗側が行います。

2.会場への誘導

お店に移動する場合、移動時間の15分前には参加者に声かけをして、オフィスを出られる状態にします。さらにその日の午後や、移動時間1時間前などに声かけを行うと、スムーズに移動することができます。

3.出席確認・会費の回収

新年会・忘年会の会場では出席を確認すると同時に、挨拶する人や余興する人に前に来てもらうタイミングなども案内をしてから、着席してもらうと安心です。

4.開会宣言（乾杯挨拶前後の挨拶）

時間になったら最初に挨拶してもらう人がいるのを確認し、開会宣言します。時間通りに開会宣言をすることで、そのあとの進行もスムーズになります。

5.余興の案内

余歓談や食事の後、時間が来たら余興の案内を始めます。余興の人が始めやすいように、元気な声で呼び込むと会場の雰囲気が盛り上がります。

6.締めの挨拶

事前に決めた時間になったら、締めの挨拶を頼んでいる上司にお願いし、締めの挨拶をしてもらいます。
幹事は最後まで会場に残り、会計処理や忘れ物がないかの確認を行います。二次会を行う場合、二次会の会場への誘導をします。

さらにみんなを喜ばせるために

1.年齢層に合わせた食事を選ぶ

年齢層によって食事の好みの傾向は変わります。年齢層にあわせた食事を選ぶことで、参加者の満足度を高めることができます。

2.忘年会・新年会ならではの余興を考える

その年のトレンドや鉄板ネタを入れながら、みんなが楽しめるような余興を考えると失敗がありません。