【これで完璧！】忘年会の案内に使えるテンプレートを紹介！くだけた文章でのお知らせも

年末が迫り、そろそろ忘年会の準備を始める季節がやってきましたね。

忘年会は1年の疲れを癒やし、成し遂げた成果を讃える重要なイベントです。

 

しかし、参加者に送る忘年会の案内文をどう書けばいいか悩んでいませんか？

そんな悩みを抱えている人に向けて、本記事では案内文で伝えるべき項目や案内文のテンプレートを紹介します。

 

この記事を読むことで、忘年会の案内を上手に作成できるようになるはずです。

テンプレートを活用して、さっそく素敵な案内文を作成しましょう！

 

忘年会の案内をしよう！その前に

忘年会の案内をする際には、正確かつ魅力的な案内状を作成することが重要です。

 

まずは、忘年会の案内状やメールで伝えるべき基本項目について紹介します。

案内の作成から当日の進行まで、スムーズに行うためのポイントを押さえましょう。

 

案内で伝えるべき項目

忘年会の案内を作成する際は、開催に関する情報を明確に伝えることが大切です。

案内文に含めるべき項目を確認しておきましょう。

 

・作成日付

冒頭に案内状を作成した日付を記載し、いつ時点の情報かわかるようにします。

 

・タイトル

「忘年会のご案内」など、一目でイベント内容がわかるタイトルを付けましょう。

 

・案内文

忘年会の開催告知と目的（例：1年の締めくくりとして、社員の親睦を深めるためなど）を簡潔に説明します。

 

・詳細情報

開催日時、場所、アクセス方法（地図を添付するとより良い）、幹事の連絡先など、参加者が知りたい情報を詳しく記載します。

 

・出欠確認

出席確認をする期日と方法、返信先を明記します。

参加人数は準備に影響するため、早めの返信を促す文言を加えると効果的です。

 

開催決定から当日までに必要な案内

忘年会の案内は1度だけでなく、複数回にわたってお知らせする必要があります。

それでは、どんなタイミングで案内文を送るべきなのでしょうか。

 

1. 開催決定と出欠ヒアリング

忘年会が決定したら、まずはなるべく早く関係者に通知しましょう。

 

ここでは決まっている範囲の開催日時、場所、目的を明記し、参加希望を尋ねる出欠確認を行います。

返信の期限を設けることで、人数を早めに把握でき、準備がスムーズになるでしょう。

またこれにより、参加者も早めにスケジュールをおさえておくことができます。

 

2. 当日の詳細

当日の具体的な情報が決まったら、会場の交通アクセス、服装の指定、持参するもの、当日のプログラムなど、詳細情報を伝えます。

初めて行く人が多い会場を使う場合は、地図や写真を使って詳しいアクセス方法を提供すると親切です。

 

こういった詳細も、参加者にとってはなるべく早く知りたい情報です。

概ね忘年会の内容が固まったタイミングで、改めて案内できるようにしましょう。

 

3. 前日のリマインド

忘年会の前日には、参加者にリマインドを送ります。

リマインドには、イベントの日時や場所、持ち物が必要な場合はその確認を含め、当日の準備に役立つ情報をまとめましょう。

 

忘年会の案内テンプレート【かしこまった文章】

大規模な会社の忘年会やフォーマルな雰囲気の忘年会についてお知らせするときは、かしこまった文章を使うのが最適です。

 

ここでは、正式な忘年会を案内するテンプレートを紹介します。

このテンプレートは、尊敬語や敬語を使いこなして、参加者への敬意を示しつつ、イベントへの期待を高めるよう工夫されています。

 

◯開催決定＆出欠ヒアリング

拝啓

 

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

今年も残すところあとわずかとなりましたが、皆様にはお健やかにお過ごしのことと存じます。

 

さて、本年の締めくくりとして、忘年会を下記の日程で開催いたします。

会場やプログラムにつきましては、現在調整中ですが、先んじて日時のみお知らせさせていただきます。

 

・開催日時：[開催予定日時]

・集合時間：[集合予定時間]

 

お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご参加の可否を[返信期限日]までに以下の方法でお知らせください。

 

・返信先メールアドレス：[メールアドレス]

・返信先電話番号：[電話番号]

 

本忘年会では1年間の労をねぎらいつつ、皆さまと温かな時間を共有できればと考えております。

何卒、ご参加の可否をお知らせいただけますようお願い申し上げます。

 

敬具

 

◯当日の詳細

以前お知らせした忘年会について、詳細が決定いたしましたのでご案内申し上げます。

 

・開催日時：[開催予定日時]

・集合時間：[集合予定時間]

・会場：[会場名] [アクセス方法]

・会費：[会費]円

・服装：[服装の指定内容]

・プログラム：[プログラムの流れ]

 

スムーズな進行のために、あらかじめ座席配置決定する予定です。

皆さまの座席については、後ほど送付する資料でご確認いただければと存じます。

 

ご多用のなか恐縮ですが、当日は時間厳守でのご参加をお願い申し上げます。

皆さまのご参加を心よりお待ちしております。

 

本忘年会が1年の締めくくりとして、皆さまにとって楽しく有意義な時間となることを願っております。

 

敬具

 

◯前日のリマインド

拝啓

 

いよいよ明日に迫った忘年会について、改めてご案内申し上げます。

明日皆さまにお会いできることを楽しみにしております。

 

・開催日時：[開催予定日時]

・集合時間：[集合予定時間]

・会場：[会場名] [アクセス方法]

・会費：[会費]円

・服装：[服装の指定内容]

・プログラム：[プログラムの流れ]

 

会場へのアクセスは、添付の地図をご確認ください。

また座席表についても本メールに添付いたしますので、あらかじめお目通しいただいた上でお越しくださいませ。

 

当日は多くの方が集まる予定ですので、時間に余裕を持ってご来場くださいますようお願い申し上げます。

もし何かご不明点がございましたら、遠慮なくお問い合わせください。

 

本忘年会が皆様にとって楽しい時間となるよう、準備を整えております。

明日のご参加を心よりお待ちしております。

 

敬具

 

忘年会の案内テンプレート【くだけた文章】

忘年会の招待状を出すとき、くだけた文体を使うことで親しみやすさを演出し、参加者にリラックスしてもらうことができます。

 

ここでは、カジュアルな忘年会へ招待するときに適したテンプレートを紹介します。

オフィスでのカジュアルなコミュニケーションにぴったりで、イベントを楽しみにしてもらう雰囲気を作ることができるでしょう。

 

◯開催決定＆出欠ヒアリング

皆さん、こんにちは！

今年もあっという間にこの季節がやってきましたね。

そうです、忘年会の季節です！

みんなで楽しい時間を過ごし、1年の疲れを癒しましょう。

 

・開催日時

開催予定は、[開催予定日時]です。

まだ場所は決まっていませんが、とりあえず日時だけチェックしておいてくださいね。

 

・出欠確認のお願い

参加希望の方は、以下の方法で教えてください。

・LINEグループにメッセージを送る

・直接メールで返信する

・オフィス内に設置予定の「忘年会出欠ボード」に名前を書き込む

 

参加人数がわかれば、お店やプランを決めやすくなります。

お忙しいところ恐縮ですが、[返信期限日]までに回答をお願いします。

 

あらかじめ予定を空けておいていただけると助かります。

詳細が決まり次第、改めて情報をお送りしますので、楽しみにしていてくださいね。

今年も盛り上がる忘年会にしましょう！

 

◯当日の詳細

皆さん、忘年会の詳細が決まりましたので、お知らせします！

・場所と会費

集合時間：[集合予定時間]

場所 :[会場名] [アクセス方法]

会費 : [会費]円

 

・チーム割りと座席表

今年は新しい試みとして、チームごとにテーブルを分けてみます。

チーム対抗戦でのクイズ大会も企画中です！

 

座席表もお送りするので、どんなメンバーと一緒になるか、あらかじめ確認しておいてください。

 

会場は駅から歩いて5分の場所にあり、オフィスからもアクセスがとても良いです。

会費は当日現金で集めますので、お釣りが出ないようにご準備ください。

 

みなさん、準備はOKですか？今年も年忘れに、楽しい夜を過ごしましょう！

 

◯前日のリマインド

皆さん、こんにちは！

いよいよ明日は忘年会ですね。楽しむ準備はできていますか？

大切な情報をもう1度お知らせします。

 

・場所と会費

開催日時：[開催予定日時]

集合時間：[集合予定時間]

場所 :[会場名] [アクセス方法]

会費 : [会費]円

 

先日メールで送った座席表をもう1度確認して、どのテーブルに座るかをチェックしておいてくださいね。

 

お店は駅から歩いて5分の場所にあります。

駅の北口を出て、直進して最初の交差点を左に曲がれば、すぐに大きな看板が見えます。

道に迷ったらいつでも連絡してくださいね！

 

会費はお釣りが出ないように、ぴったりの金額を用意してきてください。

明日は、楽しい夜にしましょう！

 

忘年会の案内テンプレートでお知らせをスムーズに

本記事では、忘年会の案内文を書く際に役立つテンプレートを紹介しました。

適切なテンプレートを活用することで、情報を明確かつ迅速に伝えられます。

 

かしこまった文章で案内するときの重要なポイントは、正確な敬語で参加者への敬意を表しつつ、情報を簡潔にまとめることです。

くだけた文章で案内するときの重要なポイントは、くだけた表現を取り入れつつも、必要な情報を明確に伝えるバランスです。

 

本記事を参考にして、たくさんの人に参加してもらえるような忘年会の案内を作成し、年末の楽しいひとときを皆で共有しましょう！

 

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