【幹事の実例】幹事の失敗・困りごととその対策方法

ケータリングセレクション調べによる「幹事の仕事でよくある失敗・困りごと」とその回避方法を、幹事経験者へのアンケート結果を含め、会場編・準備編・当日編別にご紹介します。

先輩幹事に聞く！幹事をやって大変だったこと＆よかったことランキング

幹事経験者へ、幹事をやっていて大変だったことと、やってよかったと思った瞬間についてアンケート調査を行いました。

幹事をやって大変だったことTOP5

忘年会・新年会、歓送迎会、懇親会などの主に社内イベントで幹事を務めた経験者へ、大変だったことのアンケートを取りました。

大変だったことの第1位は「全体の流れの把握」、第2位は「参加人数の把握」とイベントの全体を把握するのが、特に大変だったとの意見が多く寄せられました。

忘年会・新年会の時期は飲食店が混み合い、日程と人数が確定してからの飲食店の予約や場所取りが難しく、会社の会議室で行えるケータリングを発注するケースが非常に多くなっております。

幹事をやってよかったことTOP5

社員懇親会、歓送迎会、レセプションなど、各種 イベントで幹事を務めた経験者へ、よかったことのアンケートを取りました。

1位は「参加者が楽しんでいると感じた時」、2位は「感謝された時」と当日の参加者の盛り上がりから、やっていたよかったと実感する人が大多数を占めています。

参加者の喜ぶ姿を見て、また幹事をやってもいいと思う人の割合は76%と、幹事のやりがいとイベントの成功は切っても切れない関係にあります。

幹事の仕事でよくある失敗・困りごと【会場編】

忘年会や新年会など、飲食店で社内イベントを行う際によくある失敗・困りごとを紹介します。

・お店が狭く、きつかった
・荷物やコートを置く場所がなかった
・トイレの数が少なく、行列になっていた

会場を使用する前に、下見が不十分だった場合に起こりやすい失敗です。予め参加予定人数を念頭に入れ、下見を行う必要があります。

・お店の場所がわかりにくく、遅刻をする人が続出した

また、お店の場所を説明する際は目印になる建物などを把握し、案内メールに記載をしておくとわかりやすくなります。

参加人数によっては会場の確保が難しい場合があります。社内会議室などを利用する場合、ケータリングやオードブルなど、食事の手配を一任することで会場予約の手間を省くことができます。

幹事の仕事でよくある失敗・困りごと【準備編】

幹事の仕事の中でも最も重要な準備段階で起こりやすい、失敗や困りごとを紹介します。

・出欠メールに返信がなく日程調整に困った
・会費がスムーズに回収できずに困った
・アレルギーの確認が遅くなった

出欠の確認をとる際、あらかじめ案内状に「出欠の締切日時」、「会費の回収日と方法」、「キャンセルする場合の返金方法（○日前からは返金なし）」などを決めて、記載しておくとスムーズです。

また、アレルギーなどは事前に調べておく必要があるため、日程調整の際にアレルギーのある人には別途連絡をもらうようにしておくなど、配慮が必要です。

・余興がギリギリまで決められなかった
・二次会のお店を予約しなかった

余興や挨拶などは、事前に依頼をしておく必要があります。一人での管理が難しい場合、複数人での幹事グループを組み、役割分担をすることで失敗のリスクを減らすことができます。

幹事の仕事でよくある失敗・困りごと【当日編】

イベント当日の失敗や困りごとについて紹介します。

・誘導しきれず予約時間に間に合わなかった
・幹事なのに遅刻した
・幹事なのに飲みすぎた（飲まされた）
・幹事の数が足りなかった
・コース料理にしていなかったので、取りまとめが大変だった

参加人数が多く誘導に時間が掛かったり、ほかの仕事が立て込んで幹事なのに遅刻してしまい、会がスムーズに始められなかったという失敗談もありました。
幹事はその日の最後まで会場に残り、会計をしたり忘れ物チェックをする必要もあるので、お酒の量には十分気をつけ、最後まで責任を持てるようにする必要があります。