納会の準備完全ガイド｜スムーズに進める段階別の手順

納会の幹事を任されて「何から準備を始めればいいんだろう」と不安になっていませんか。

やるべきことが多くて、どの順番で進めればいいか迷いますよね。

この記事では、納会準備の具体的な手順を段階別にご紹介します。

読み終えれば、漏れなくスムーズに準備を進められるようになりますよ

納会準備で押さえるべき基本の流れ

納会の準備は、開催日の2ヶ月前から始めるのが理想的です。 

準備期間が短すぎると、人気の会場が予約できなかったり、参加者の都合がつかなかったりと、思うように進められません。

逆に早すぎても参加者の予定が確定していないため、適切な準備開始時期を見極めることが大切です。 

準備の大まかな流れは、日程と予算の決定、参加人数の把握、会場と料理の手配、当日の進行準備という4つの段階に分かれます。

それぞれの段階で確実に進めることで、当日のトラブルを防げます。 

幹事として最も重要なのは、各段階の期限を明確にすることです。

例えば「会場予約は開催1ヶ月前まで」「参加人数の最終確定は2週間前まで」といった具体的な期限を設定しておくと、準備が後回しになるのを防げます。

社内カレンダーに期限を登録しておくと、うっかり忘れることもありません。 

また、準備を一人で抱え込まないことも大切です。可能であれば副幹事を1～2名決めて、役割分担をしておきましょう。

会場担当、料理担当、進行担当というように分けることで、効率よく準備が進められます。

納会準備の具体的な手順｜段階別に分かりやすく解説

納会の準備は時期に応じて、やるべきことを段階的に進めていきます。 

開催2ヶ月前から1ヶ月前の期間では、まず日程候補を3つほど用意します。

上司や部長クラスの予定を優先的に確認し、最も参加しやすい日を選びましょう。

同時に予算も決定します。会社負担なのか会費制なのか、一人あたりいくらまで使えるのかを明確にしておくことが重要です。

日程が決まったら、すぐに会場探しを始めます。

この時期は忘年会シーズンで予約が埋まりやすいため、スピードが勝負です。

候補の会場を2～3件ピックアップし、人数、予算、アクセスの良さ、個室の有無などを比較検討します。

会場が決まったら仮予約を入れ、正式な参加人数が確定してから本予約に切り替えるのがおすすめです。 

開催1ヶ月前から2週間前は、参加者への正式な案内を送る時期です。

日時、場所、会費、終了予定時刻などを明記したメールや社内掲示を出します。

この時点で出欠確認も行い、アレルギーや食事制限の有無も合わせて聞いておきましょう。

料理の内容を決めるのもこの時期です。和食、洋食、中華などのジャンルと、具体的なメニューやコースを会場と相談して決定します。

開催2週間前から前日までは、最終調整の期間です。

開催2週間前から前日までは、最終調整の期間です。

参加人数を確定させ、会場と料理の最終確認を行います。

席次表が必要な場合は、部署や役職を考慮して作成しましょう。

当日の進行台本も用意しておくと、スムーズに進められます。

開会の挨拶、乾杯の発声、中締めの挨拶など、誰がどのタイミングで話すのかを事前に決めて依頼しておきます。 

前日には、会場への最終連絡を忘れずに行います。

人数の変更がないか、開始時間に変更がないかを確認し、当日の緊急連絡先も交換しておきましょう。

幹事としての持ち物も準備します。

参加者名簿、席次表、進行台本、会費を集める場合は領収書や釣り銭なども用意が必要です。

納会準備で注意すべきポイント｜よくある失敗と対策

準備段階でよくある失敗を知っておくことで、トラブルを未然に防げます。

最も多い失敗が、参加人数の読み違いです。

「たぶん30人くらい」という曖昧な見積もりで会場を予約してしまうと、当日になって席が足りなくなったり、逆に空席が目立って寂しい雰囲気になったりします。

対策としては、事前アンケートで出欠を必ず確認することです。

ただし、当日欠席が出ることも想定して、料理は確定人数より2～3人分少なめに注文するのが賢い方法です。 

会場選びでの失敗も要注意です。駅から遠い場所を選んでしまい、参加者から不満が出るケースがよくあります。

特に女性はヒールを履いていることが多いため、駅から徒歩5分以内の会場を選ぶのが理想です。

また、個室がないオープンスペースでは、他の客の声で盛り上がりに欠けることもあるため、人数に応じた個室を確保しましょう。 

料理に関する失敗では、アレルギー対応を怠るケースが深刻です。

事前に確認していなかったために、特定の食材が食べられない人が何も食べられない状況になってしまいます。

必ず事前アンケートでアレルギーの有無を確認し、該当者がいる場合は会場に相談して個別メニューを手配しましょう。 

進行面での失敗は、挨拶者への依頼を忘れることです。

当日いきなり「乾杯の挨拶をお願いします」と頼んでも、準備していないため戸惑わせてしまいます。

遅くとも1週間前には依頼し、簡単でいいので準備してもらう時間を確保しましょう。

また、進行の時間配分を考えずに始めてしまい、終電に間に合わなくなるトラブルもあります。

開始から終了までの大まかなタイムスケジュールを作っておくことが大切です。

納会準備のチェックリスト｜漏れなく確認

準備の抜け漏れを防ぐため、時期別のチェックリストを活用しましょう。

開催2ヶ月前から1ヶ月前のチェック項目は以下の通りです。

日程候補を3つ用意する、上司や役員の予定を確認する、予算を決定する、会場候補をリストアップする、会場の仮予約を入れる、副幹事を決めて役割分担する。

この段階では、特に日程と会場の確保が最優先です。

開催1ヶ月前から2週間前は、参加者への案内を出す、出欠確認を行う、アレルギーや食事制限を確認する、料理のジャンルとメニューを決める、会場の本予約を完了する、二次会の有無を決める。

料理選びでは、参加者の年齢層や好みを考慮することが重要です。 

開催2週間前から1週間前には、参加人数を確定する、席次表を作成する、進行台本を作る、挨拶者に依頼する、会場に最終人数を連絡する、当日の役割分担を決める。

この時期は細かな調整が中心になります。 

開催前日から当日は、会場への最終確認連絡、幹事の持ち物を準備する（名簿、席次表、進行台本、会費袋、釣り銭）、挨拶者への最終リマインド、当日の天気予報を確認する。特に冬場は降雪の可能性もあるため、天候には注意が必要です。 

当日の開始前には、会場に30分前到着する、席次表を確認しながら席札を置く、料理の内容を会場スタッフと確認する、音響設備がある場合は動作確認する、受付の準備をする。

余裕を持って会場入りすることで、想定外のトラブルにも対応できます。

まとめ

納会の準備は、開催2ヶ月前から段階的に進めることが成功の鍵です。

日程と予算の決定、会場と料理の手配、参加者への案内と出欠確認、当日の進行準備という流れで進めましょう。 

よくある失敗は、参加人数の読み違い、アクセスの悪い会場選び、アレルギー対応の漏れ、挨拶者への依頼忘れです。

これらを防ぐため、事前アンケートの実施と時期別チェックリストの活用が効果的です。

ケータリングやオードブル宅配サービスを利用すれば、料理手配の負担が大幅に軽減され、幹事の準備時間を他の重要な業務に充てられます。

しっかりと準備を進めて、全員が楽しめる納会を成功させましょう。