【完全攻略ガイド】初心者幹事必見！歓送迎会の「準備」と「当日の仕切り」

歓送迎会を成功させるには、入念な下準備と当日の時間管理が非常に重要になります。当日の挨拶の順番・マナーなどを網羅した完全攻略ガイドを紹介します。

歓送迎会の準備編

歓送迎会に必要なのは下記の13項目です。

1.予算の確認

会費が会社の福利厚生費から負担されるかどうか、経理担当者に確認します。

• ・会社負担の場合：全体の予算を把握しておく
• ・自己負担の場合：参加者からの徴収が必要なため、一人あたりの金額を計算する

歓送迎会など主役がいる場合、主役から徴収するのはマナー違反になります。

2.場所選び

歓送迎会の場所選びによって、準備することが変わります。

1.飲食店を利用する場合

• ・人数把握
• ・参加費などの予算確定
• ・お店の予約

2.社内でケータリングやオードブルを利用する場合

• ・人数把握
• ・参加費などの予算確定
• ・ケータリング、オードブルの店舗との打ち合わせ

などの工程が必要になります。

<飲食店・ケータリング＆オードブルの比較>

飲食店	ケータリング・オードブル
?移動時間が必要（誘導に時間が掛かる） ?料金の幅が広い ?お店の雰囲気を楽しめる ?前入りして余興の準備ができない ?その場で追加注文ができる	?移動しやすい（誘導がいらない） ?料金が高めの設定 ?スペースを貸切状態で楽しめる ?前入りして余興の準備ができる ?その場で追加注文はできない

どちらの方が便利でより満足度が高いかを考え、計画を立てる必要があります。

3.日程調整を行う

まずは主役の都合のいい日程で3～5日前後候補日を絞り、参加予定者全員へアナウンスを行います。主役の他、役員や部長、課長など役職が高い人の予定があう日を優先的に抑えます。

予め開催日が確定している場合は「開催日」「開始時間」「終了時間」を記載し、出欠確認をとります。

4.日程と人数を決定

日程と出席人数を確定させます。参加予定者からの返答がない場合は、再度確認をとります。

5.飲食店の予約・ケータリングの発注

参加する人数が確定した後、飲食店の予約、もしくはケータリングやオードブルの発注を行います。

1.飲食店の予約

• ・人数や要望に合ったお店をリサーチする
• ・お店の空き状況と料理のコースを確認する
• ・予約する

2.ケータリング＆オードブルの発注

• ・料理、予算、参加人数を確定させる
• ・要望を伝えてプランを選ぶ
• ・発注する

ケータリングの場合、店舗によっては掲載されているプランだけではなく、シチュエーションや予算に応じた最適なプランでの発注が可能です。イベント内容、参加人数、予算、参加者の年齢層などとあわせて相談をすると、失敗がありません。

6.案内メールを出す

場所と時間が確定したうえで、最終的な案内メールを送信します。
会費が発生する場合、前日に徴収する時間も明記し、忘れないように集金します。

7.司会・進行の台本作成

当日の進行をスムーズにするために、進行台本を作成します。司会を別の人に依頼する場合は、その人とも入念に打ち合わせをします。

＜ 例：歓迎会の当日の流れ＞

1. 18:00～開会宣言（司会の挨拶）
2. 18:02～代表挨拶（役職が最も高い人に依頼）
3. 18:10?乾杯の挨拶（役職が3番目に高い人に依頼 ）
4. 18:15?歓談
5. 18:35?新任者の挨拶
6. 18:45?歓談
7. 19:00?離任者の挨拶
8. 19:15?記念品・花束贈呈
9. 19:30?歓談
10. 20:30?締めの挨拶（役職が2番目に高い人に依頼）
11. 20:45?閉会宣言（司会の挨拶）

8.席順作成

当日、集まった人たちがどこに座ればよいのかをあらかじめ決めておくと、席案内と着席がスムーズになります。一般的な席次は以下のとおりです。

幹事は必ず下座の出入り口に着席するようにし、食べ物や飲み物の進み具合を確認できるようにします。

9.挨拶を考える

挨拶を考える場合は、どのタイミングで行うかにより、お願いする人が変わります。

歓送迎会で挨拶する人と順番

①「開会の挨拶」は、「司会者」または「幹事」
②「最初の挨拶」は、「最も役職の高い人」
③「乾杯の音頭」は、「3番目に役職の高い人」
④「締めの挨拶」は、「2番目に役職の高い人」
⑤「閉会の挨拶」は、「司会者」または「幹事」

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送別会ではほとんどの場合これまでの感謝の意を表し、主役に花束やプレゼントを贈りますので、予算を決めて手配をします。

1.花束の予約
当日に店頭受け取りにするのか、会社もしくは会場に配送してもらうのかなど、計画的に手配しておくと、当日慌てることなくスムーズに準備ができます。

2.贈答品の手配
贈答品は、自分では選ばないような上等なものが人気があります。
どれぐらいの予算のプレゼントを贈れば失礼にならないか、主役の年代や役職によっても変わります。また、寄せ書きの色紙を準備するとより喜ばれます。

13.服装の用意

幹事は当日、準備で動き回るので、動きやすい服を準備しておくと安全です。また、露出の多い服やカジュアルすぎる服などは避けるのが無難です。ジャケットを着用すれば間違いありません。

歓送迎会の当日編

台本通りに「時間管理」をしっかりしながら7個の項目を進めていきます。

１.贈答品・花束・（余興）の準備・セッティング

あらかじめ手配しておいた花束・贈答品、余興を行う場合は必要なものをまとめて、会場に運びやすい状態にしておきます。一人で持ちきれなさそうな場合は、あらかじめ誰かに一緒に運んでもらうよう依頼しておくと安心です。

ケータリングを発注している場合、食事の準備は全て店舗側が行います。

２.会場への誘導

お店に移動する場合、移動時間の15分前には参加者に声かけをして、オフィスを出られる状態にします。さらにその日の午後や、移動時間1時間前などに声かけを行うと、スムーズに移動することができます。

３.出席確認・会費の回収

会場では出席を確認すると同時に、挨拶する人や余興する人に前に来てもらうタイミングなども案内をしてから着席してもらうと安心です。

４.開会宣言（乾杯挨拶前後の挨拶）

時間になったら最初に挨拶してもらう人がいるのを確認し、開会宣言します。時間通りに開会宣言をすることで、そのあとの進行もスムーズになります。

５.新入社員もしくは離任社員の紹介・主賓の挨拶

時間通りに主賓（新入社員もしくは離任社員）の紹介をし、主賓からの挨拶につなぎます。

６.余興・もしくは花束や記念品の用意

余興がある場合は余興の案内をします。
花束や記念品の贈呈がある場合は、すみやかに贈呈する人に声かけをして前に来てもらい、挨拶を始めます。

７.締めの挨拶

事前に決めた時間になったら、締めの挨拶を頼んでいる上司にお願いして、締めの挨拶をしてもらいます。

幹事は最後まで会場に残り、会計処理や忘れ物がないかの確認を行います。二次会を行う場合、二次会の会場への誘導をします。

さらにみんなを喜ばせるために

1.年齢層に合わせた食事を選ぶ

年齢層によって食事の好みの傾向は変わります。年齢層にあわせた食事を選ぶことで、参加者の満足度を高めることができます。

2.サプライズの演出を考えてみる

送別会であれば、昔の同僚や上司、仲の良い取引先の人たちなどからのビデオレターを上映するなど、サプライズの演出を考えておくと、より一層イベントを盛り上げることができます。