歓迎会の準備はいつから？幹事がやるべきことを時系列で解説

歓迎会の幹事を任されて、何から手をつければいいか困っていませんか。

初めての幹事だと、いつから準備を始めればいいのか、何を決めればいいのか分からないですよね。

この記事では、歓迎会の準備を時系列で整理し、幹事がやるべきことを具体的にお伝えします。

よくある失敗例や当日のトラブル対処法も紹介していますので、ぜひ最後まで読んでみてください。

歓迎会の準備はいつから始める？基本的なスケジュール感

歓迎会の準備は、開催日の2週間前から始めるのが理想的です。

 2週間あれば、会場探しから参加者への案内、当日の進行準備まで余裕を持って進められます。

ただし、4月の新入社員歓迎会シーズンや年度末は飲食店の予約が取りにくくなるため、3週間前から動き出すと安心です。

 歓迎会の準備でまず決めるべきは、日程と会場です。

新メンバーの入社日や主要参加者のスケジュールを確認し、なるべく多くの人が参加できる日を選びましょう。

会場は参加人数に合った広さと、アクセスの良さを重視して探します。

 準備のスケジュールを大まかに分けると、2週間前は日程・会場・予算の決定、1週間前はプログラムや役割分担の確定、3日前は最終確認と備品準備、当日は会場設営と進行という流れになります。

 幹事の負担を減らすコツは、早めに動くことと、タスクを分担することです。

会計担当や受付担当など、役割を分けて複数人で準備すると、一人に負荷が集中しません。

特に料理や飲み物の手配は時間がかかるため、1週間前には確定させておきたいところです。

歓迎会準備の具体的な手順｜2週間前から当日まで

歓迎会の準備を成功させるには、やるべきことを順番に進めることが大切です。

ここでは時系列に沿って具体的な手順を解説します。

2週間前にやること： 

まずは新メンバーと主要参加者の予定を確認し、候補日を2～3日ピックアップします。

上司や先輩に日程の相談をして決定したら、会場探しに移りましょう。

参加見込み人数、予算、アクセスの3点を軸に候補を絞り、仮予約を入れます。

社内スペースを使う場合は、この時点で場所を押さえておきます。 

1週間前にやること： 

参加者への正式な案内を送ります。日時、場所、会費、参加可否の回答期限を明記しましょう。

同時に、当日のプログラムを決めていきます。

開会挨拶、乾杯、新メンバー紹介、歓談、余興、締めの挨拶という流れが一般的です。

司会進行役、乾杯の発声役、締めの挨拶役も依頼しておきます。 

5日前～3日前にやること： 

参加者の回答を集計し、最終人数を確定させます。

この人数をもとに、料理や飲み物の最終発注を行います。

新メンバーには自己紹介をお願いし、話してほしい内容を事前に伝えておくと親切です。

席順や当日の進行表も作成しておきましょう。 

前日にやること： 

料理の発注内容、会場への連絡事項、備品の準備を最終確認します。

進行表をプリントアウトし、関係者に共有しておくと当日がスムーズです。

マイクやプロジェクターを使う場合は、動作確認も忘れずに。 

当日にやること： 

会場の設営、受付の準備、料理の搬入対応を行います。

開始30分前には準備を完了させ、参加者を迎える体制を整えましょう。

進行中は時間配分を意識しながら、新メンバーが楽しめているか目を配ることも大切です。

歓迎会の準備で注意したいポイント｜よくある失敗と対策

準備段階での小さなミスが、当日の進行に影響することがあります。

ここではよくある失敗例と、それを防ぐための対策を紹介します。 

失敗例1：参加人数の読み違いで料理が足りない 

回答期限を過ぎても返事がない人がいると、人数の確定が遅れます。

対策として、回答期限の翌日にリマインドを送り、期日までに返事がない場合は参加として計算するか不参加とするかルールを決めておきましょう。

料理は確定人数より1～2名分多めに手配しておくと安心です。 

失敗例2：新メンバーの自己紹介が長すぎてグダグダに 

事前に「2分程度で」と伝えておかないと、話が長くなりがちです。

自己紹介の項目（名前、出身、趣味、意気込みなど）を具体的に伝えておくと、適切な長さにまとまります。 

失敗例3：乾杯や締めの挨拶を頼み忘れる 

当日になって慌てて依頼すると、準備不足で内容が薄くなることがあります。

1週間前には依頼を済ませ、簡単でいいので話す内容を考えておいてもらいましょう。 

失敗例4：会場の設備を確認していなかった 

マイクが使えると思っていたら有料オプションだった、プロジェクターがなかったなど、設備のトラブルは意外と起こります。

予約時に必要な設備を確認し、追加料金がかかる場合は予算に組み込んでおきましょう。 

失敗例5：アレルギーや食事制限を把握していなかった 

参加者に食物アレルギーや食事制限がある場合、料理の手配で配慮が必要です。

案内時に確認する項目として入れておくと、当日のトラブルを防げます。

歓迎会当日のトラブルと対処法｜焦らず対応するために

準備を万全にしていても、当日に想定外のことが起きる場合があります。

よくあるトラブルと対処法を知っておくと、落ち着いて対応できます。 

トラブル1：急なキャンセルが出た 

当日のドタキャンは珍しくありません。

料理がキャンセル分余る場合は、他の参加者に声をかけて消費してもらいましょう。

会費の扱いについては事前にルールを決めておくと揉めません。 

トラブル2：進行が押して時間が足りなくなった 

歓談時間を削るか、余興を短縮するかで調整します。

司会者が時間を意識して進行できるよう、進行表には各パートの終了目安時刻を書いておくと便利です。 

トラブル3：新メンバーが緊張して固まっている 

周りの人に声をかけて話しかけてもらうよう促しましょう。

幹事自身も時々様子を見に行き、困っていないか確認すると安心感を与えられます。 

トラブル4：料理が予定より早くなくなった 

追加注文が可能か会場に確認しましょう。

難しい場合は、飲み物で場をつなぎながら歓談を続けます。

次回への反省点として人数の見積もり方を見直すきっかけになります。 

トラブル5：挨拶を頼んだ人が来られなくなった 

代理を立てるか、幹事が簡単に挨拶して乾杯に移りましょう。

事前に代理候補を1人決めておくと、いざという時に慌てません。

まとめ

歓迎会の準備について、時系列でやるべきことを解説してきました。ポイントを振り返ります。 

準備は2週間前から開始し、余裕を持ったスケジュールで進める 

日程・会場・人数・プログラム・役割分担を順番に決めていく 

よくある失敗を事前に把握し、対策を講じておく 

• 当日のトラブルにも落ち着いて対応できるよう心構えをしておく

• 準備は2週間前から開始し、余裕を持ったスケジュールで進める 

• 日程・会場・人数・プログラム・役割分担を順番に決めていく 

• よくある失敗を事前に把握し、対策を講じておく 

• 当日のトラブルにも落ち着いて対応できるよう心構えをしておく

幹事の仕事は大変ですが、準備をしっかり行えば、新メンバーに喜んでもらえる歓迎会が実現します。

段取りよく進めて、当日は自分も楽しめる余裕を持ちましょう。

なお、料理の手配で負担を減らしたい場合は、ケータリングやオードブル宅配の利用がおすすめです。

人数や予算に合わせて選べるので、幹事の準備時間を大幅に短縮できます。