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【例文あり】同窓会の案内状の送り方｜テンプレとLINEでの送付も紹介
Contents
同窓会の幹事を務める方へ、こんにちは。
この記事では、同窓会の案内状に関する有益な情報をお伝えします。
基本的な例文から恩師への丁寧な案内まで、幅広く紹介しています。
発送時の注意点も詳しく解説しているので、同窓会の準備をスムーズに進められます。
今回紹介する知識を上手に活用すれば、円滑で思い出深い同窓会の準備が進められるはずです。
皆さまの同窓会が素晴らしいものになるよう、すぐに使えるアドバイスをお届けします。
準備の各段階で役立つ情報を順を追って解説しますので、ぜひ最後までお読みください。
【シーン別】同窓会の案内状におすすめ例文5選
本項では【シーン別】同窓会の案内状におすすめ例文5選について説明します。
基本の例文から、ラフな例文、周年記念など5つのシーンに合わせて紹介していきます。
各場面に適した文例を参考に、心に響く案内状を作成しましょう。
状況や参加者に合わせた文面選びが、同窓会成功の鍵となります。
それでは、具体的な文例とポイントを見ていきます。
基本の例文
拝啓 ○○の候 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。 さて、このたび下記により同窓会を開催する運びとなりました。 お忙しいことと存じますが、多数のご参加を心よりお待ちしております。 敬具
記
日時：○月○日（○曜日）○時～（30分前より受付開始） 会場：○○ ○階 ○の間 場所：○○○ 電話番号：xxx-xxx-xxx 会費：○○○○円（当日受付にて承ります） 幹事：山田／鈴木／佐藤 幹事連絡先：xxx-xxx-xxx（山田） ※尚、準備の都合上、お手数ですが○月○日までに返信はがきにて出欠をお知らせください。
ラフな例文
○○学校○○期生の皆様、お久しぶりです。 卒業後、いかがお過ごしでしょうか。 早いもので私たち○○期生が卒業して○周年を迎えます。 さて、このたび下記により同窓会を開催する運びとなりました。 思い出話に花を咲かせながら楽しいひとときが過ごせたらと思います。 ○○先生にもご出席いただけるようご案内していますので、 皆様お誘い合わせの上、ぜひご参加ください。 皆様とお会いできるのを楽しみにしております。
記
日時：○月○日（○曜日）○時～（30分前より受付開始） 会場：○○ ○階 ○の間 場所：○○○ 電話番号：xxx-xxx-xxx 会費：○○○○円（当日受付にて承ります） 幹事：山田／鈴木／佐藤 幹事連絡先：xxx-xxx-xxx（山田） ※尚、準備の都合上、お手数ですが○月○日までに返信はがきにて出欠をお知らせください。
周年祝いの例文
拝啓 ○○の候 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。 今年は私達の母校である○○学校が創立○周年を迎えます。 そこで、この節目に○年度卒業生で同窓会を開催する運びとなりました。 久しぶりに同窓生で集い、懐かしい思い出話に花を咲かせましょう。 ご多忙中とは思いますが、皆様お誘い合わせの上、ご出席いただけますようお願いいたします。 敬具
記
日時：○月○日（○曜日）○時～（30分前より受付開始） 会場：○○ ○階 ○の間 場所：○○○ 電話番号：xxx-xxx-xxx 会費：○○○○円（当日受付にて承ります） 幹事：山田／鈴木／佐藤 幹事連絡先：xxx-xxx-xxx（山田） ※尚、準備の都合上、お手数ですが○月○日までに返信はがきにて出欠をお知らせください。
先生の退職祝いの例文
拝啓 ○○の候 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。 この度、○○学校でお世話になった恩師の○○先生が退職されることとなりました。 つきましては、○○先生の退職のお祝いを兼ねて同窓会を開催したくご連絡いたしました。 下記にて詳細をご案内しております。 久しぶりに○○先生を囲み、楽しいひとときを過ごしたいと思います。 ご多忙中とは存じますが、皆様お誘い合わせの上、ぜひご出席いただけますようお願いいたします。 敬具
記
日時：○月○日（○曜日）○時～（30分前より受付開始） 会場：○○ ○階 ○の間 場所：○○○ 電話番号：xxx-xxx-xxx 会費：○○○○円（当日受付にて承ります） 幹事：山田／鈴木／佐藤 幹事連絡先：xxx-xxx-xxx（山田） ※尚、準備の都合上、お手数ですが○月○日までに返信はがきにて出欠をお知らせください。
コロナ明けの例文
拝啓 ○○の候 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。 さて、コロナ禍も収束しつつありますので、このたび下記により同窓会を開催する運びとなりました。 お忙しいことと存じますが、多数のご参加を心よりお待ちしております。 敬具
記
日時：○月○日（○曜日）○時～（30分前より受付開始） 会場：○○ ○階 ○の間 場所：○○○ 電話番号：xxx-xxx-xxx 会費：○○○○円（当日受付にて承ります） 幹事：山田／鈴木／佐藤 幹事連絡先：xxx-xxx-xxx（山田） ※尚、準備の都合上、お手数ですが○月○日までに返信はがきにて出欠をお知らせください。
先生へ送る同窓会の案内状の例文
先生へ送る案内状は、一般的な同窓会の案内状とは少し内容を変える必要があります。
以下に、先生への案内状の例文を示します。
拝啓 ○○先生（先生方）、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 さて、私達が○年に母校を卒業してから早○年が経ちました。 そこでこの度、○○年卒業生で同窓会を開催する運びとなりました。 恩師と共に再会を懐かしみ、楽しく旧交を温められたらと思っております。 つきましては、是非とも○○先生（複数人呼ぶ場合は先生方）のご臨席を賜りたく存じます。 ご多忙中のこととは存じますが、ぜひご来会のほどお願い申し上げます。 尚、○○先生（複数人呼ぶ場合は先生方）には過分なお気遣いなくお越しいただきたいため、今回は会費制でのご案内をいたしました。 重ねてよろしくお願い申し上げます。 敬具
記
日時：○月○日（○曜日）○時～（30分前より受付開始） 会場：○○ ○階 ○の間 場所：○○○ 電話番号：xxx-xxx-xxx 会費：○○○○円（当日受付にて承ります） 幹事：山田／鈴木／佐藤 幹事連絡先：xxx-xxx-xxx（山田） ※尚、準備の都合上、お手数ですが○月○日までに返信はがきにて出欠をお知らせください。
この例文は、先生から会費をもらう場合の例文になっています。
会費をもらわない場合は、「尚、○○先生（複数人呼ぶ場合は先生方）には過分なお気遣いなくお越しいただきたいため、今回は会費制でのご案内をいたしました。」の一文を削除し、会費の記載を省略してください。
同窓会の案内状はLINEで送れる
最近では、同窓会の案内状をLINEで送る方法が広がっています。
住所変更で連絡先が不明でも、LINEの連絡先は知っているケースが多いためです。
LINEを使った案内状送付の利点と具体的な方法をご紹介します。
LINEで案内状を送るメリット
送付する手間が省ける
日程調整機能ですぐに参加状況が分かる
受け取った相手が返信する手間や日程忘れがなくなる
LINEで同窓会の案内を送る手順
LINEグループを作成
同級生を招待（LINEを知らない人が入れば、知っている人に声をかけグループに招待してもらう）
文章ははがきよりもラフでOK、日時、場所、会費、返信期限を記載
メニューより「日程調整」を選択して、日程を入れる
LINEを使うと、手軽で効率的な案内が可能です。
従来の方法に加えて、この新しい手法も検討してみてはいかがでしょうか。
同窓会の準備を進める上で、LINEは便利なツールとなります。
参加者とのコミュニケーションもスムーズになり、当日まで楽しい雰囲気を作り出せるでしょう。
ただし、LINEを使用しない同級生への配慮も忘れずに。
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同窓会の案内状を送るときの注意点は3つ
本項では同窓会の案内状を送るときの注意点3つについて説明します。
これらの注意点を押さえることで、スムーズに同窓会を開催することができます。
案内状は半年～2、3ヵ月前に送る
会場の予約などや招待者の都合がつきやすいように、案内状は同窓会の開催予定日の半年〜2、3ヵ月前に送ります。
日程は帰省シーズンに合わせて、8月や12月、1月が多く、土曜日の夜に開催されることが一般的です。
メールは件名に【同窓会】を入れる
メールで案内状を送る場合は、迷惑メールに入らないように学校名と同窓会を必ず件名に入れるようにしましょう。
また、相手がフィルタリング設定をしていてメールが届いていない場合もあるので、LINEや電話でメールが届いているか確認するとより親切です。
送付マナーに気をつける
案内状を送る際には、いくつかのマナーに気をつける必要があります。
まず、郵送の場合は、宛名を書く面と案内状の表を合わせるようにします。
手渡しの場合は、封筒の裏に案内状の表を合わせるようにしましょう。
また、封筒と案内状の天地を揃えることも重要です。
横書きの場合は、書きはじめに当たる左側が天になります。
案内状の折り方にも注意が必要です。
A4用紙の案内状は下から横3つ折りにします。
封筒の種類については、A4用紙の場合は洋形0号もしくは長形3号の封筒に入れるようにしましょう。
切手の貼り方も重要で、宛名が横書きの場合は右上に、縦書きの場合は左上に貼ります。
まとめ
この記事では、同窓会の案内状を送る際の注意点を紹介しました。
まず、案内状は開催予定日の半年から2,3ヵ月前に送ることが大切です。
また、メールで送る場合は、件名に必ず【同窓会】と【学校名】を入れて迷惑メール防止対策を行いましょう。
さらに、送付の際のマナーにも気をつけ、郵送や手渡しの方法、封筒の種類や切手の貼り方に配慮することで、相手に丁寧な印象を与えることができます。
心のこもった案内状は、参加者の期待を高め、思い出深い同窓会の第一歩となります。
ぜひ、これらのアドバイスを活かして、素晴らしい同窓会の実現を目指してください。
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執筆者
米田 英敏
年間100件以上のケータリング・オードブルを活用したパーティーを企画。ケータリングコンサルタント。
