【謝恩会パーフェクトガイド】幹事必見！準備から当日までの完全やることリスト＆スケジュール

お子様のご卒業、誠におめでとうございます。 卒業という大きな節目に、お世話になった先生方へ感謝を伝える「謝恩会」。その幹事という大役を任された保護者の皆様、本当にお疲れ様です。

「何から手をつけていいか分からない…」 「成功させて、先生や子供たちの思い出に残る一日にしたい！」

期待と不安が入り混じる中、インターネットで情報を集めている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、初めて謝恩会の幹事を担当する方でも安心して準備を進められるよう、企画から当日運営、後片付けまでの「やること」を時期別にまとめた完全リストをご用意しました。

このガイドを参考にすれば、抜け漏れなく、計画的に準備を進めることができます。そして、幹事の皆様自身の負担を軽くするためのヒントもご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

1.まずは目的の確認から！どんな謝恩会にしたい？

具体的な準備に入る前に、まずは「何のための謝恩会なのか」という目的を幹事メンバーで共有しましょう。目的が明確になることで、企画の軸が定まり、スムーズに意思決定ができます。

• 先生方への感謝を伝えること（最も重要な目的）

• 子供たちの卒業と成長を祝うこと

• 保護者同士の交流と労をねぎらうこと

• 親子、先生との最後の楽しい思い出を作ること

「先生方にリラックスして楽しんでもらいたい」「子供たちが主役の会にしたい」など、一番大切にしたいことを決めるのが、成功への第一歩です。

2.【時期別】謝恩会 準備パーフェクトリスト＆スケジュール

謝恩会の準備は、一般的に卒業式の3〜4ヶ月前から始まります。ここでは、当日までのタスクを時系列でご紹介します。

■3～4ヶ月前（11月～12月）：企画の骨子を固める

まずは土台作りから。ここでの決定が、後のすべてに影響します。

• 幹事・係の決定と役割分担：リーダー、書記、会計、会場係、食事係、プログラム係など

• 開催形式の決定：ホテルやレストラン、または学校の体育館や多目的室など、どこでやるかを決めます。

• 予算の概算：PTA会費から捻出するのか、別途会費を徴収するのか。一人当たりの上限予算を決めます。

• 日程・会場の候補選定：卒業式当日、またはその前後の日程で候補日を複数挙げます。

• 先生方への日程確認：最重要ゲストである先生方の都合を最優先に考え、候補日を打診します。

■2～3ヶ月前（12月～1月）：手配と決定を進める

骨子が決まったら、具体的な手配を進めていきます。人気の会場やサービスは早く埋まってしまうため、スピーディーに動きましょう。

• 会場の正式予約

• 食事・飲み物の手配方法の検討：レストランの場合はコース予約。学校開催の場合は、食事をどうするか（手作り or 注文）を決めます。ここが幹事の腕の見せ所です。

• プログラム・出し物の企画：子供たちからの歌、保護者による出し物、スライドショー上映など。

• 案内状の作成：日時、場所、会費、出欠の返信期日などを記載します。

■1～2ヶ月前（1月～2月）：詳細を詰めて告知

参加者への告知と、当日の具体的な内容を詰めていく時期です。

• 案内状の配布と出欠確認の開始

• プレゼント・記念品・花束の選定と手配

• 司会進行台本の作成開始

• 会場の飾り付けの企画・備品準備

• プログラムの担当者への依頼

■1ヶ月前～2週間前：最終確認

いよいよ謝恩会が近づいてきました。参加人数を確定させ、最終発注を行います。

• 参加人数の確定

• 食事・飲み物の最終数量の確定・正式注文：アレルギーを持つ子や先生がいないか、最終確認を忘れずに。

• 席次表の作成（着席形式の場合）

• 当日の役割分担の最終決定：受付、司会、会計、写真撮影、タイムキーパーなど。

• 備品チェックリストの作成と確認

■当日～後日：本番と事後処理

準備の成果を発揮する当日！そして、終わり良ければ総て良し。後処理までが幹事の仕事です。

• 当日： 会場設営、受付、本番、会計、後片付け、原状復帰

• 後日： 会計報告書の作成・提出、お世話になった方へのお礼状送付

3.謝恩会の満足度を左右する「食事の手配」、どうする？

やることリストを見てお気づきかもしれませんが、準備の中でも特に時間と労力がかかり、かつ会の満足度を大きく左右するのが「食事の手配」です。

特に、費用を抑えやすい学校開催の場合、食事の選択肢に頭を悩ませる幹事さんが後を絶ちません。それぞれのメリット・デメリットを比較してみましょう。

• 手作り

　・メリット：温かみがあり、費用を抑えやすい。

　・デメリット：衛生管理やアレルギー対応の責任が重く、準備・調理・片付けの負担が幹事に集中しがち。

• デリバリー（寿司・ピザなど）

　・メリット：手軽に注文できる。

　・デメリット：マンネリ感が出やすく、温かい料理が少ない。ゴミの分別や大量の容器の片付けが大変。

• ケータリング

　・メリット：温かい料理も含め、華やかな食事を準備できる。セッティングから片付けまで任せられる場合が多い。

　・デメリット：プランによっては費用が割高になることも。

このように選択肢は様々ですが、最近では「幹事も参加者として会を楽しみたい」という思いから、ケータリングを選ぶケースが増えています。

料理の配達だけでなく、テーブルセッティングや後片付けまで一括で依頼できるため、幹事の負担を大幅に軽減できるのが大きな魅力です。

温かい料理から冷たいオードブル、華やかなデザートまでプロが用意してくれるため、殺風景になりがちな体育館や多目的室が、一気にお祝いムードに包まれます。

4.プラン選びのヒント：謝恩会ではどんな食事が人気？

「でも、ケータリングって予算が心配…」と感じる方もいらっしゃるかもしれません。最近では、ご予算や目的に合わせて選べる様々なプランが登場しています。

ここでは、多くの学校の謝恩会で選ばれているプランを参考に、具体的なイメージを掴んでみましょう。例えば、「ケータリングセレクション」で検索できるプランの中では、以下のようなものが人気です。

① 【コスパ重視】限られた予算でも品数豊富で満足感を

唐揚げやフライドポテトなどお子様に人気のメニューから、スモークサーモンリエットタルトといった大人向けの一品まで揃った、コストパフォーマンスに優れたプランです。

「この価格でこのボリュームと華やかさ！」と驚かれることも多いようです。

→ ご参考： 【スタッフ付き・全8品ケータリング】お手軽ベーシックプラン

3,300円（税込）/ひとり

②【バランス重視】先生も保護者も納得の華やかさを演出

お世話になった先生方へ、感謝の気持ちが伝わる少しリッチなメニュー構成。見た目も美しく、テーブルを囲んでの会話も弾みます。

手毬寿司、オーガニック野菜のサラダ、フルーツ盛り合わせ、季節のタルトなどの本格的な味わいが楽しめるプランは、大人の参加者が多い会で特に喜ばれます。

→ ご参考：カジュアルビュッフェプラン

3,500円（税込）/ひとり

③【立食・歓談向け】会話が弾むフィンガーフード中心に

出し物や歓談の時間をメインにしたい場合におすすめなのが、片手で手軽につまめるフィンガーフード中心のプラン。参加者が自由に動き回りながら交流しやすく、和やかな雰囲気を作ることができます。

→ ご参考：手軽に味わうならこちら！バルニバービのカジュアルケータリング

3,000円（税込）/ひとり

まとめ

謝恩会の準備は、決めることや手配することが多く、本当に大変です。しかし、計画的にタスクをこなし、便利なサービスを賢く利用すれば、きっと素晴らしい会を実現できます。

特に、幹事の負担が大きく、会の印象を左右する「食事」については、様々な選択肢のメリット・デメリットを比較検討することが成功の鍵です。

もし、食事の準備で「ケータリング」という選択肢を検討される場合は、様々なプランを比較できるサイトを参考にしてみるのも一つの方法です。

「ケータリングセレクション」でも、ご予算やエリアから簡単にプランを検索できますので、情報収集の一つとしてご活用いただければ幸いです。

ぜひ、幹事の皆様自身も笑顔で楽しめる、最高の謝恩会を創り上げてください。心から応援しています！