【完全版】歓送迎会の幹事がやるべきことリスト！企画から当日運営まで徹底解説

「この春の歓送迎会、幹事をお願い！」

突然の上司からの指名に、「光栄です！」と笑顔で答えながらも、心の中では「何から手をつければいいんだ…」と頭を抱えていませんか？歓送迎会は、新たな仲間を温かく迎え入れ、去りゆく仲間を感謝とともに送り出す、組織にとって非常に大切なイベントです。その成否は、幹事の腕にかかっていると言っても過言ではありません。

しかし、ご安心ください。歓送迎会の成功の鍵は、「事前の段取り」と「賢い選択」にあります。

この記事では、初めて歓送迎会の幹事を任された方でも安心して準備を進められるよう、企画から当日運営、事後処理までの「やるべきこと」を完全網羅したチェックリストを時系列でご紹介します。

特に、幹事の負担を左右する食事の手配についても、様々な選択肢を解説します。最後まで読めば、きっと「さすが！」と言われる歓送迎会を実現するためのヒントが見つかるはずです。

まずは全体像を把握！歓送迎会 準備の基本的な流れ（タイムライン）

何事も、まずは全体像を掴むことが大切です。一般的な歓送迎会の準備は、開催日の1〜2ヶ月前から始まります。以下に大まかなタイムラインを示しますので、スケジュール管理の参考にしてください。

時期	主なタスク
〜2ヶ月前	① 開催目的・コンセプトの決定 ② 予算の確認と概算申請 ③ 開催日時・場所の候補選定
〜1ヶ月前	④ 参加者のリストアップと出欠確認 ⑤ 食事・飲み物の手配 ⑥ 当日のプログラム企画（挨拶、余興など）
〜1週間前	⑦ 役割分担の最終確認 ⑧ 備品準備と最終チェック ⑨ 最終的な参加人数の確定と連絡
前日〜当日	⑩ 当日の進行管理 ⑪ 参加者への気配り（主役、新入社員など）
事後	⑫ 会計報告と経費精算 ⑬ 関係者へのお礼連絡

この中で最も時間と労力がかかり、会の満足度を大きく左右するのが⑤の「食事・飲み物の手配」です。ここをどう工夫するかが、幹事の負担を減らすポイントになります。

【フェーズ1：企画・準備編】歓送迎会の幹事がやるべきことリスト

それでは、各フェーズでやるべきことを具体的に見ていきましょう。

1. 開催目的・コンセプトの決定

まず、「何のための会なのか」を明確にします。目的が明確になれば、「和気あいあいと」「少しフォーマルに」といったコンセプト（会の雰囲気）が決まり、会場や食事選びの軸も定まります。

2. 予算の確認と申請

上長などに確認し、会全体の予算を確保します。一般的な歓送迎会の予算相場は、1人あたり5,000円〜8,000円程度です。この予算内で「会場費、飲食費、景品代、備品代」などを賄います。

3. 開催日時・場所の決定

主役や役員のスケジュールを最優先に調整します。場所の選択肢は主に3つ。それぞれのメリット・デメリットを理解して選びましょう。

場所	メリット	デメリット
飲食店	準備・片付けの手間がない。	人気店は予約が困難。時間制限が厳しい。レイアウトの自由度が低い。
レンタルスペース	おしゃれな空間。レイアウトが自由。	会場費に加え、飲食手配が別途必要。備品が少ない場合がある。
社内会議室	会場費が無料。移動の手間がない。	準備・片付けが大変。仕事の延長感が出やすい。

最近では、「社内会議室」や「レンタルスペース」で食事は外部のサービスを利用するというスタイルも増えています。会場費を抑えつつ、自由度の高い会を企画できるのが魅力です。

4. 参加者のリストアップと出欠確認

対象者に案内メールを送り、出欠を確認します。案内状には以下の項目を必ず記載しましょう。

• 件名：【ご案内】〇〇部 歓送迎会開催のお知らせ

• 開催目的、日時、場所、会費（会費制の場合）

• 回答期限

• アレルギーや食事制限の有無を確認する一文

• 幹事の連絡先

特にアレルギー確認は、参加者の安全に関わる重要な項目です。忘れずに確認し、食事手配の際に反映させましょう。

5. 食事と飲み物の手配【幹事の最重要タスク！】

さて、幹事の腕の見せ所であり、最も頭を悩ませる食事手配です。飲食店のコースを予約するのも一つの手ですが、ここではもう一つの有力な選択肢として**「ケータリング」**についてご紹介します。

選択肢としてのケータリング

ケータリングは、指定した場所にプロが料理を運び、セッティングから配膳、後片付けまで行ってくれるサービスです。多忙な幹事にとって、以下のようなメリットがあります。

• 準備・片付けの手間を削減： 幹事も参加者との交流に集中でき、会終了後の片付けやゴミ処理の心配もありません。

• 場所の有効活用： いつもの会議室が、テーブルクロスや装飾によって華やかなパーティー会場に変わります。

• 柔軟なメニュー構成： 参加者の年齢層や男女比、会の雰囲気に合わせて多彩なメニューを組み合わせられます。アレルギーやベジタリアンなど、個別の食事制限にも対応しやすいのが特徴です。

• 自由な時間・レイアウト設定： 飲食店のような時間制限に縛られず、会の目的に合わせた自由なレイアウト（立食・着席など）が可能です。

もちろん、デリバリーや自分たちで買い出しをする方法もありますが、準備の手間や見た目の華やかさを考えると、特にフォーマルな要素も求められる歓送迎会では、ケータリングが有力な選択肢となるでしょう。

参考：ケータリングプランの具体例

「ケータリングと言っても、どんなものがあるの？」とイメージが湧かない方のために、参考としていくつかのプランのタイプをご紹介します。

バランス重視のビュッフェプラン

（例）スタンダードビュッフェプラン～安心感のある定番コース～

3,500円（税込）/ひとり

ローストビーフやピンチョスなど、和洋の定番メニューが揃ったプラン。幅広い年代に好まれ、初めての利用でも失敗が少ない王道スタイルです。

コスパ重視のボリュームプラン

（例）肉と温料理が楽しめるカジュアルプラン【16品・4,000円】

4,000円（税込）/ひとり

 牧草牛イチボの塊焼きや自家製ローストビーフといった本格的な味わいに加え、ガーリックシュリンプやオムレツなど副菜も充実したボリューム感ある充実の構成。

交流重視のフィンガーフードプラン

（例）【たっぷり楽しめる全16品！スタッフ付き】ICONIC ケータリング プラン

5,990円（税込）/ひとり

片手でつまめるおしゃれな料理は、立食形式で参加者同士の会話を促したい場合にぴったりです。

これらはあくまで一例です。様々なケータリング会社が特色あるプランを提供しているので、会のコンセプトや予算に合わせて比較検討してみることをおすすめします。

6. 当日のプログラム・コンテンツ企画

食事と場所が決まったら、会を盛り上げる中身を考えます。司会や挨拶の依頼、主役の紹介、余興などを盛り込み、簡単なタイムテーブルを作成しておくと当日スムーズです。

【フェーズ2：直前・当日運営編】スムーズな進行のコツ

• 役割分担の最終確認: 受付、会計、司会、タイムキーパー、写真撮影など、事前に決めた役割をメンバーと再確認します。

• 備品の準備とチェック: 名札、お釣り、景品、プロジェクターなど、必要なものが揃っているか最終チェックをしましょう。

• 当日の進行管理と気配り: タイムテーブルを意識しつつ、主役や新入社員が孤立しないよう、全体に気を配ることが幹事の大切な役割です。

【フェーズ3：事後処理編】「終わり良ければ総て良し」の締めくくり

• 会計報告と経費精算: 集めた会費と支出をまとめ、会計報告書を作成し、速やかに精算します。ケータリングなどのサービスを利用した場合、請求書払いに対応していると立替の手間が省けて便利です。

• お礼の連絡: 会の翌日など、記憶が新しいうちに参加者や協力者へお礼のメールを送りましょう。

まとめ

歓送迎会の幹事は、確かに責任重大で大変な仕事です。しかし、やるべきことを一つひとつリスト化し、計画的に進めていけば、決して難しいことではありません。

• タイムラインで全体像を把握する

• 企画・準備を漏れなく進める

• 食事手配など、負担の大きい作業は外部サービスも視野に入れ工夫する

この3つのポイントを押さえるだけで、あなたの負担は大きく軽減され、参加者全員の記憶に残る素晴らしい歓送迎会を実現できるはずです。

もしケータリングに興味を持たれたら、様々な会社のプランを一度に比較できるポータルサイトで情報収集してみるのも良いでしょう。例えば「ケータリングセレクション」のようなサイトでは、予算やエリアから簡単にプランを検索でき、どんな選択肢があるのかを知るのに役立ちます。

この記事が、あなたの幹事としての大役を成功に導く一助となれば幸いです。頑張ってください！