【幹事必見】懇親会開催までにやること＆理想のスケジュールは？準備をはじめるなら◯ヶ月前から！

「懇親会の幹事を任されたけれど、なにから始めればいいのか分からない」

「いつから準備を始めればスムーズに進められるんだろう」

と悩んでいませんか？

この記事ではそんな人に向けて、懇親会の準備をスムーズに進めるためのポイントや理想的なスケジュールについて詳しく解説します。

本記事を読めば、具体的な準備の手順が分かり、自信を持って幹事の役割を果たせるようになるはずです。

さっそく懇親会までのスケジュールを立てて、参加者みんなが楽しんでくれる懇親会を目指しましょう！

懇親会開催までのスケジュールは？

懇親会の企画・準備は、以下の流れで進めていくのが一般的です。

①日程を決める：参加者の都合を考慮して、最適な日を選びます。

②会場を決める：アクセスが良く雰囲気の良い場所を選びましょう。

③料理や飲み物を決める：参加者の好みや予算に合わせてメニューを選びます。

④プログラムを決める：余興やゲーム、スピーチの順番を決定します。

⑤乾杯の挨拶やスピーチの依頼をする：事前に担当者に依頼して準備を進めてもらいましょう。

⑥開催の案内をする：招待状やメールで参加者に懇親会の詳細を通知します。

⑦懇親会を開催する：当日はスムーズに進行しつつ懇親会を楽しみましょう！

⑧開催後のフォローを行う：感謝のメッセージを送り、フィードバックを集めます。

懇親会開催の準備は、2〜3ヶ月前から始めるとスムーズに進められるでしょう。

ここからは、各工程でやるべきことや気をつけたいポイントをより詳しく解説していきます！

①日程を決める（目安：2ヶ月～3ヶ月前）

懇親会を企画するにあたって、最初に決定すべきなのが日程です。

人数が多い場合は、できるだけ早めに日程を決めることをおすすめします。

日程だけでも早めに決めておけば、参加者もスケジュールの都合をつけやすいからです。

参加対象者が多い場合は、忙しくなりやすい月初や月末を避けつつ、幹事が日程を決定するのが良いでしょう。

もし重要な役職者が参加する場合は、彼らのスケジュールを考慮することも必要です。

参加者が少人数であれば、各参加者に希望の日程をヒアリングして決めても良いでしょう。

②会場を決める（目安：1ヶ月半～2ヶ月前）

会場は1ヶ月半～2ヶ月前、どんなに遅くても1ヶ月前までに決めましょう。

人気の高い会場は早めに予約が埋まるため、できるだけ早めにおさえる必要があるからです。

懇親会を成功させるには、会場選びが非常に重要です。

アクセスの良さや雰囲気、収容人数を考慮し、参加者がリラックスして楽しめる場所を選びましょう。

また会場の設備やサービス内容も確認し、必要な備品やオプションが揃っているかチェックすることをおすすめします。

③料理や飲み物を決める（目安：1ヶ月半～2ヶ月前）

料理や飲み物も、会場とあわせて1ヶ月半～2ヶ月前に決めましょう。

食事やドリンクの内容はできるだけ参加者の好みやアレルギーを考慮し、お酒の種類も豊富に揃えることが大切です。

ビールやワイン、日本酒などのアルコール類だけでなく、ソフトドリンクもバランスよく用意します。

メニューのバリエーションを増やすことで、参加者全員が満足できる懇親会になります。

特に女性や健康志向の人に向けて、ヘルシーなメニューやノンアルコール飲料も取り入れると良いでしょう。

参加人数が多い場合は、ビュッフェ形式にするのも1つの方法です。

④プログラムを決める（目安：1ヶ月～1ヶ月半前）

参加するメンバーのバランスを見て、懇親会をどんな内容にするか決めましょう。

プログラムは、懇親会の盛り上がりを左右する重要な要素です。

まずは全体の流れを決め、それから各セクションの時間配分を考えます。

スピーチや乾杯の挨拶、ゲームや余興などを組み込み、参加者全員が楽しめるよう工夫しましょう。

場合によっては、ゲームの景品や小道具などを準備する必要があります。

特に大規模な懇親会では、事前にリハーサルを行うことをおすすめします。

また景品や小道具の準備は早めに行い、当日の進行に支障が出ないようにしましょう。

⑤乾杯の挨拶やスピーチの依頼をする（目安：1ヶ月前）

依頼が直前になると準備が間に合わない場合があるため、1ヶ月前を目安に連絡を取ることが重要です。

依頼する人を選ぶときは、社内での立場が高い人順にするなどルールがあります。

まず乾杯の挨拶は、社内でもっとも上位の立場にいる人に依頼します。

次にスピーチを依頼する場合は、特に関係が深い人物や参加者に影響を与える人を選びましょう。

依頼する際は、懇親会の内容や所要時間も具体的に伝え、準備しやすいようにすると親切です。

⑥開催の案内をする（目安：1週間～1ヶ月前）

参加者に対して懇親会の詳細をまとめた案内を送ることは、スムーズな開催に欠かせません。

日程や会場、集合時間などの情報を整理し、メールや社内掲示板、チャットツールを使って参加者に周知しましょう。

案内には、会場の地図やアクセス方法、服装の指定があればその内容も含めると親切です。

また参加者にアレルギーや食事の好みを確認する場合は、その旨を案内に記載して早めに返信をもらうよう依頼しましょう。

事前に詳しい案内を行うことで、参加者が安心して懇親会に参加でき、トラブルを未然に防げます。

⑦懇親会を開催する（当日）

懇親会当日は、スムーズな進行と盛り上がりが重要です。

まずは開会の挨拶や乾杯の挨拶を滞りなく進めましょう。

その後、プログラムに沿って余興やゲームを行い、参加者全員が楽しめる雰囲気を作り出します。

司会進行役は全体の流れを把握し、適切なタイミングで次のプログラムに進める役割を担います。

参加者1人1人に気を配り、交流を深めるよう心がけましょう。

懇親会が成功するかどうかは、幹事の事前準備と当日の運営にかかっています！

⑧開催後のフォローを行う（目安：翌日～1週間後）

懇親会が終わった後も、幹事の仕事は続きます。

以下のフォローを忘れずに行いましょう。

・会費の計算：参加者から会費を収集し、正確に精算を行います。

・忘れ物のケア：会場に忘れ物がないか確認し、あった場合は持ち主に連絡しましょう。

・お礼の連絡：参加者への感謝の気持ちを伝えるために、お礼のメールを送ります。

　特にスピーチや挨拶をしてくれた方には、個別にお礼を伝えましょう。

迅速なフォローアップは、参加者に好印象を与え、次回以降の参加意欲にもつながります。

ここで差がつく！あらかじめ準備しておきたいポイント

これまで紹介してきたこと以外にも、あらかじめ準備を整えておくことで、懇親会を成功に導くポイントがあります。

ここでは、懇親会を開催するにあたって気をつけたいポイントを3つ紹介しましょう。

①会費をスムーズに回収する

懇親会の会費をスムーズに回収するためには、事前に準備を整えておくことが重要です。

会費回収のお手伝いを頼むことで、当日の集金作業がスムーズに進むでしょう。

また事前キャッシュレス回収を導入することで、会費回収の手間を大幅に減らせます。

PayPayやLinePay、Rakuten Payなどのスマートフォンアプリを利用すれば、お釣りもでず、参加者も簡単に支払えて、集金の負担が軽減できるでしょう。

②席決めを工夫する

懇親会の席決めは、参加者同士の交流を深めるために重要です。

普段あまり話す機会がない人同士が、一緒に座れるように工夫しましょう。

例えば、部署や役職を超えて席をシャッフルすることで、新しいつながりが生まれ、職場全体のコミュニケーションが活発になります。

また同じテーブル同士でのゲームを取り入れて、自然な会話が生まれるような配慮も効果的です。

③二次会の場所を決めておく

メインの懇親会だけでなく、その後の二次会会場も事前に決めておくとスムーズです。

参加者が移動しやすい場所や、二次会にふさわしい雰囲気の場所を選びましょう。

人数に応じたキャパシティがあるか、アクセスが良いかなども確認しておくと安心です。

二次会の会場には予約が必要な場合もあるので、早めにリサーチし、手配を進めておくことをおすすめします

開催までのスケジュールをおさえてスムーズな懇親会を！

この記事では、懇親会の準備を進めるステップや理想的なスケジュールについて詳しく解説しました。

懇親会を成功させるためには、2～3ヶ月前から準備を始めることが重要です。

日程や会場、プログラムの決定などを計画的に進めることで、スムーズな開催が実現します。

ぜひこの記事を参考に、参加者みんなが楽しめる懇親会を実現させてくださいね！

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