送別会の幹事が当日までにやること一覧｜当日の流れと挨拶例文も紹介

「送別会の幹事を任されたけれど、何をすれば良いかわからない」と悩んでいませんか？

本記事では、幹事が当日までに準備すべき内容を詳しく解説します。

また、スムーズな進行のコツや挨拶の例文も紹介しています。

主役や参加者に喜ばれる送別会にするためのポイントをまとめました。

ぜひ参考にして、思い出に残る送別会を成功させましょう。

送別会の幹事が当日までにやること

送別会の幹事には、当日までに多くの準備が求められます。

主役の好みや参加者のスケジュールを考慮しながら、会場選びや日程の調整を進めましょう。

プレゼントの準備も忘れずに行う必要があります。

また、当日の進行を円滑にするためには、タイムスケジュールの作成が重要です。

関係者への事前連絡もしっかり行い、準備を整えておきましょう。

丁寧な準備が主役にとって忘れられない送別会につながります。

日程調整

送別会の開催が決まったら、最初に日程調整を行いましょう。

全員が参加できるのが理想ですが、仕事や家庭の事情で難しい場合もあります。

まず、主役と上司のスケジュールを確認し、いくつかの候補日を絞り込みます。

次に、ほかの参加者に予定を確認し、できる限り多くの人が集まれる日を選びましょう。

日程調整にはアンケートフォームや専用サイトを使用すると効率的です。

スムーズな準備が、主役を送り出す場をより特別なものにします。

タイムスケジュール作成・挨拶のお願い

日程が決まったら、送別会当日のタイムスケジュールを作成しましょう。

開会の挨拶をお願いする上司や、主役の挨拶の時間も事前に設定しておきます。

挨拶を依頼する際には、おおよその時間を伝えると準備がしやすくなります。

スケジュールを具体的に決めておくことで、当日の進行がスムーズに進むでしょう。

さらに、依頼した人に再度連絡を送ることで、準備不足を防ぐことができます。

会場選び

日程と参加人数が決まったら、次は会場選びに進みます。

参加者の予算や送別会にふさわしい雰囲気の場所を優先的に検討しましょう。

主役や上司が上座に座ることを考慮し、席の配置が問題ないかどうかも確認が必要です。

また、会場を下見する際には、動線やアクセスのしやすさ、店内の雰囲気をチェックすると安心です。

案内状の送付

会場が決まったら、案内状を送付します。

最近ではメールでの送付が一般的で、手軽に対応できる点が利点です。

案内状には、日程や会費、場所など必要な情報をしっかり記載しましょう。

なお、主役から会費を徴収しないのが基本的なルールです。

テンプレートを利用する場合は、主役に関する記載漏れや不要な情報がないか注意が必要です。

こうした配慮をすることで、案内ミスを防ぎ、準備をスムーズに進めることができます。

花束・プレゼントの用意

送別会の主役に贈る花束やプレゼントの準備も、幹事の大切な役割です。

サプライズ感を演出するためには、事前にこっそりと用意しておくことをおすすめします。

プレゼント選びに迷った場合は、相手の好みや予算に合ったアイデアを参考にするとよいでしょう。

詳細については、【失敗しない！送別会のプレゼント｜予算や送る人別に紹介】という記事を参考にしてください。

しっかり準備を整え、送別会を感動的なものにしましょう。

送別会の幹事必見！当日の流れ一覧

送別会の幹事を任された人へ、当日の進行手順をわかりやすくまとめました。

スムーズな進行をするためには、事前に全体の流れをしっかり把握しておくことが大切です。

また、詳細な進行マニュアルや挨拶の例文については、以下の記事を参考にしてみてください。

【送別会の進行役に選ばれた人必見！送別会の進行完全マニュアル】

開会の挨拶

開会の挨拶は、送別会の始まりを彩る大切な場面です。 まず、司会者が自己紹介を行い、その後に主役への感謝の気持ちを簡潔に伝えます。 挨拶を依頼する相手は、参加者の中で一番上の役職の人が適任です。

乾杯の音頭については、主役の直属の上司にお願いするのが一般的とされています。

役割分担を事前に決めておくことで、当日の進行がスムーズになります。

挨拶の内容は簡潔にしつつも、主役への敬意や感謝を十分に伝えることが大切です。

また、開会の挨拶では場を和やかにするトーンを意識し、参加者全員がリラックスできる雰囲気を作りましょう。

歓談

歓談の時間は、送別会におけるリラックスした交流の場となります。

挨拶や乾杯が終わった後に設けることで、自然な流れを作ることができます。

飲み物が不足していないか、料理が全員に行き渡っているかを確認しましょう。

また、主役が孤立しないよう、周囲との会話をサポートすると場が一層和みます。

特に歓談中は、参加者同士が自由に交流できる時間を大切にしましょう。

司会者が過度に介入せず、自然な雰囲気を保つことがポイントです。

こうした心配りが送別会全体のスムーズな進行に繋がります。

贈る言葉

贈る言葉は、主役と特に関係が深かった上司や同僚にお願いするのが一般的です。

話す内容は、主役とのエピソードや感謝の気持ちを中心に構成しましょう。

簡潔で伝わりやすい言葉を選ぶと、会場全体が感動的な雰囲気に包まれることが期待できます。

さらに、主役の職場での功績や人柄を具体的に伝えることで、参加者の共感を得ることができます。

幹事は、贈る言葉を依頼する相手に事前に詳細を伝え、時間の目安や話すポイントを共有しておきましょう。

花束・プレゼント贈呈

花束やプレゼントの贈呈は、送別会のクライマックスを飾る重要な場面です。

贈呈の役割は、主役の部下や特に関係の深い同僚にお願いするのが一般的です。

渡す品物は、スムーズに手渡せるように、贈呈者の近くにこっそり置いておくと良いでしょう。

さらに、贈呈時には一言添えると、場の雰囲気が温かくなります。

たとえば、「これまでのご尽力に感謝を込めて」という言葉を加えると、主役や参加者の心に残るシーンを作れます。

小さな工夫と準備が、感動的な時間を演出するポイントになります。

主役からの挨拶

主役からの挨拶は、送別会の最後を締めくくる大切な場面です。

主役が感謝やこれまでの思いを伝える時間でもあり、特別な空気を生み出します。

タイムスケジュールを作成する際は、挨拶の時間を少し長めに取ることがおすすめです。

主役の言葉には、これまでの出来事や感謝の気持ちが込められているため、参加者全員が共感できる機会になります。

幹事は、挨拶の順番や大まかな内容を事前に主役へ共有しておくと、スムーズな進行が期待できます。

また、主役がリラックスして話せるような雰囲気を整える配慮も大切です。

主役からの挨拶の時間が、送別会を締めくくる温かいひとときとなるよう、心を込めて準備しましょう。

締めの挨拶

締めの挨拶は、参加者の中で上から2番目の役職の上司にお願いするのが一般的です。

挨拶が終わったら、予約時間を考慮し、速やかに退店を促しましょう。

このタイミングで、二次会に参加する人の人数を確認しておくと、次の店への移動がスムーズになります。

また、退店後に道端で話し込むと、通行の妨げになる場合があるため注意が必要です。

幹事は、帰宅する人と二次会に参加する人を分けて案内することが重要です。

周囲の状況に配慮しながら、全員がスムーズに移動できるよう先導しましょう。

こうした細やかな対応が、送別会の最後を気持ちよく締めくくるポイントになります。

まとめ

送別会の幹事が成功させるために重要なのは、事前準備をしっかり行うことです。

主役や参加者のスケジュールを調整し、タイムスケジュールを作成します。

また、花束やプレゼントの準備も欠かせません。

当日は、挨拶や歓談、贈呈などを円滑に進めることを意識しましょう。

さらに、退店後の移動や二次会の案内も幹事の役割に含まれます。

細やかな配慮を心がけて、主役にとって忘れられない特別な時間を演出しましょう！