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【シーン別に例文あり】送別会の案内状の書き方｜本人や社外向けの例文も紹介
「送別会の案内状って、どんな内容を書けばいいの？」と悩んでいませんか。 本記事では、送別理由に合わせた文面の作り方を解説します。 さらに、本人向けや社外向けに適した例文も紹介します。 ポイントを押さえて作成すれば、心のこもった案内状が完成するでしょう。 ぜひ参考にして、送別会の準備をスムーズに進めましょう！
【シーン別】送別会の案内状例文
本項では、案内状を作成する際の基本ポイントをまとめました。 シーンに応じた表現を取り入れれば、シーンに合った案内状が作れます。 ぜひ参考にして、スムーズな準備を進めましょう。
案内状作成時のポイント
送別理由に合わせた文面を作成する(転勤、退職、寿退社などの理由ごとに趣旨をはっきり記載しましょう。)
送別会の主役向けの案内は別に作る(本人には、心温まるメッセージを添えるなど、特別感を意識した内容がふさわしいでしょう。)
案内の送付時期に注意する(開催の2週間～1か月前を目安に送ることで、参加者が予定を調整しやすくなります。)
参加可否の返信期限を設定する(準備の都合上、返信期限を記載することで効率的に進められます。)
会費や開催場所の詳細を記載する(住所や地図、会費を具体的に記載し、参加者の不安を軽減しましょう。)
本項で紹介したポイントを押さえれば、参加者や本人に配慮した案内状が出来上がるでしょう。
異動
件名：送別会のご案内【出欠回答〆切：○月○日】
社員各位
皆様、お疲れ様です。○○部○○（幹事）です。
このたび、○○部の○○さんが○月○日付けで○○支店へ異動されることとなりました。
つきましては、これまでのご功労をたたえ、今後のご活躍を祈念すべく、下記の通り送別会を開催いたします。
ご多忙中とは存じますが、ぜひご参加いただけますようお願い申し上げます。
お手数をおかけいたしますが、準備の都合上、出欠を○月○日までにご返信ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
《概要》
日時：20××年○月○日（曜日）午後〇時〇分より
場所：居酒屋○○（地下鉄○○線○○駅下車徒歩○分）
住所：東京都○○区○○1-2-3（地図: http:～～URL）
電話番号：03-000-0000
会費：4,000円（当日受付にて）
問い合わせ先：幹事 ○○部 ○○ 携帯：090-xxxx-xxxx
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
～ポイント～
件名には案内の趣旨と返信期限を記載しましょう。
異動の理由を簡潔に記載し、送別会の目的を伝えます。
出欠の返信期日や返信方法を必ず記載することが大切です。
転職
件名：送別会のご案内【出欠回答〆切：○月○日】
社員各位
皆様、お疲れ様です。○○部○○（幹事）です。
このたび、○○部の○○さんが○月○日付けで退職されることとなりました。
つきましては、これまでの労をねぎらい、今後のご活躍を祈念して下記の通り送別会を開催いたします。
ご多忙中とは存じますが、ぜひご参加いただけますようお願い申し上げます。
準備の都合上、出欠を○月○日までにご返信いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
《概要》
日時：20××年○月○日（曜日）午後〇時〇分より
場所：居酒屋○○（地下鉄○○線○○駅下車徒歩○分）
住所：東京都○○区○○1-2-3（地図: http:～～URL）
電話番号：03-000-0000 会費：4,000円（当日受付にて）
問い合わせ先：幹事 ○○部 ○○ 携帯：090-xxxx-xxxx
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
～ポイント～
件名には案内の趣旨と返信期限を記載しましょう。
退職理由を簡潔に記載し、送別会の目的を伝えます。
出欠の返信期日や連絡方法を必ず記載することで参加者に配慮をすることが大切です。
寿退社
件名：送別会のご案内【出欠回答〆切：○月○日】
社員各位
皆様、お疲れ様です。○○部○○（幹事）です。
このたび、○○部○○さんがご結婚を機に○月○日付けで退職されることになりました。
つきましては、○○さんの門出をお祝いし、これまでのご功労に感謝を込めて、下記の通り送別会を開催いたします。
ご多忙中とは存じますが、ぜひご参加いただけますようお願い申し上げます。
準備の都合上、出欠を○月○日までにご返信いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
《概要》 日時：20××年○月○日（曜日）午後〇時〇分より
場所：居酒屋○○（地下鉄○○線○○駅下車徒歩○分）
住所：東京都○○区○○1-2-3（地図: http:～～URL）
電話番号：03-000-0000
会費：4,000円（当日受付にて）
問い合わせ先：幹事 ○○部 ○○ 携帯：090-xxxx-xxxx
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
～ポイント～
件名に案内の趣旨と返信期限を記載しましょう。
寿退社の理由を簡潔に記載し、送別会の目的をはっきり伝えます。
出欠の返信期限と連絡方法をしっかり記載して参加者に配慮しましょう。
定年退職
件名：送別会のご案内【出欠回答〆切：○月○日】
社員各位
皆様、お疲れ様です。○○部○○（幹事）です。
このたび、○○部長が○月○日付けで定年退職されることとなりました。
長年のご尽力に敬意を表し、感謝の気持ちを込めて下記の通り送別会を開催いたします。
ご多忙のところ恐縮ですが、ぜひご参加いただけますようお願い申し上げます。
準備の都合上、出欠を○月○日までにご返信いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
《概要》
日時：20××年○月○日（曜日）午後〇時〇分より
場所：居酒屋○○（地下鉄○○線○○駅下車徒歩○分）
住所：東京都○○区○○1-2-3（地図: http:～～URL）
電話番号：03-000-0000
会費：4,000円（当日受付にて）
問い合わせ先：幹事 ○○部 ○○ 携帯：090-xxxx-xxxx
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
～ポイント～
件名に案内の趣旨と返信期限を記載しましょう。
定年退職の理由を簡潔に記載し、感謝と敬意を伝えます。
出欠の返信期限や連絡方法をはっきり記載して参加者の負担を軽減します。
本人に送る送別会の案内状の例文
件名：送別会のご案内
〇〇さん
お疲れ様です。〇〇部の◇◇です。
このたび、〇〇さんの送別会を下記の通り開催することとなりましたのでご案内いたします。
日ごろの感謝を込めた、楽しいひとときを一緒に過ごしましょう！
＜詳細＞ ———————————————————
日時：〇月〇日(〇) 19:00～21:00
場所：居酒屋○○（地下鉄○○線○○駅下車徒歩○分）
住所：東京都○○区○○1-2-3（地図リンク: http://*****
———————————————————
当日はぜひ気軽にお越しください。
何かご質問があればお気軽にお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。
署名 ———————————————————
〇〇部 ◇◇ 内線：001 メール：example@company.com
～ポイント～
主役への案内では、会費や参加者からの寄せ書きの件は記載しない方が良いでしょう。
親しみや感謝を込めた一言を添えることで、丁寧な印象を与えます。
開催場所への地図リンクを加え、アクセスしやすい案内を作成しましょう。
取引先など社外への案内状の例文
件名：送別会のご案内
株式会社〇〇 〇〇部 △△課 □□様
拝啓
平素より大変お世話になっております。
さて、このたび弊社〇〇部の〇〇（敬称略）が、〇月〇日をもって定年退職を迎えることとなりました。
つきましては、ささやかながら〇〇の門出を祝う送別会を下記の通り開催いたします。
長年にわたり温かいご支援をいただいたことへの感謝の意も込め、
ぜひご出席いただきたくお願い申し上げます。
記
日時：〇月〇日（〇曜日）19:00～21:00
場所：居酒屋〇〇（地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分）
住所：東京都〇〇区〇〇1-2-3 地図リンク：http://**
お忙しい中とは存じますが、〇月〇日（〇曜日）までにご都合をお知らせいただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
署名 ———————————————————
〇〇株式会社 〇〇部
担当者：◇◇
TEL：03-xxxx-xxxx
E-mail：example＠company.com
———————————————————
～ポイント～
社外向けの案内状では丁寧で落ち着いた表現を心がけることが大切です。
会費や詳細な経費については記載を控え、招待の形式を取りましょう。
出欠の返信期限をはっきり記載して、相手に配慮する内容にしましょう。
まとめ
送別会の案内状を作成する際に大切なことは、送別理由や対象者に合わせた文面を作ることです。
主役やシーンごとに配慮した表現を取り入れることで、心のこもった案内状になります。
次に重要なのは、案内状に必要な基本項目をしっかりと押さえることです。
日時や場所、参加可否の返信期限などを具体的に記載し、参加者が戸惑わないよう工夫しましょう。
心温まる送別会を実現するために、丁寧でわかりやすい案内状を作成しましょう！
執筆者
米田 英敏
年間100件以上のケータリング・オードブルを活用したパーティーを企画。ケータリングコンサルタント。
