懇親会は会場選びが大切！失敗しない5つのポイント

Contents

1 懇親会で会場選びが重要な理由
2 懇親会の会場選びの5つのポイント
3 懇親会向け会場の特徴
4 まとめ

会場選びが懇親会の成功には不可欠です。
この記事では、幹事が会場を選ぶ際の5つの重要ポイントを紹介します。

懇親会で会場選びが重要な理由

懇親会の成功には、会場選びが重要です。
懇親会に最適な会場を選ぶことで、イベント全体がスムーズに進行し、参加者が快適に過ごせるようになります。
一方で会場選びを誤ると、さまざまな問題が起こり得ます。
例えば、交通の便が悪い場所を選んでしまうと、参加者が集まりにくくなり、イベントの開始が遅れることもあります。
また設備が整っていない場所では、音響や照明のトラブルが起こりやすく、それがイベント全体の印象を損ねることにつながります。

さらに、参加者の人数に合わない会場を選んでしまうと、狭すぎれば参加者は窮屈さを感じ、広すぎれば場を持て余してしまいます。
親睦を深める場としては、最適とはいえないでしょう。
このように、会場選びは懇親会の成否を左右するため、慎重な選定が求められます。

懇親会の会場選びの5つのポイント

懇親会を成功させるためには、会場選びが非常に重要です。
続いて、会場選びで失敗しないための5つのポイントを紹介します。

予算

懇親会を計画する上で非常に重要なのが予算設定です。
会場を決定する前に、まずは予算の範囲をはっきりさせ、その範囲内で利用できる会場やプランを探しましょう。
会場スタッフとしっかり連携を取りながら、予算やプランの詳細を確認し、予期せぬ追加料金が発生しないよう注意することも重要です。
予算内で最適な選択を行うことにより、経済的な負担を抑えつつ、質の高い懇親会を実現できます。

参加人数

懇親会の会場選びで非常に大切なのは、参加する人数をしっかりと考慮することです。
選ぶ会場は、参加者全員が快適に過ごせる十分なスペースがあるかを確認する必要があります。
会場が小さすぎると参加者は窮屈さを感じる可能性があり、逆に大きすぎると親しみやすさが失われがちです。
また、人数に合った会場を選ぶことで、無駄なコストを削減し、効率的なイベント運営が可能になります。
会場を決める際には参加人数を正確に把握し、それに適した場所を選ぶことが重要です。

料理の提供

懇親会の会場選びにおいて、料理の提供があるかどうかも大切なポイントです。
会場によっては、料理が提供される場合、どのようなメニューやプランが用意されているかを事前に確認できます。
美味しい料理は、懇親会の雰囲気を一層盛り上げるための重要な要素です。
一方で、料理の提供がない場合には、食事の持ち込みが可能かどうかを確認する必要があります。
持ち込みが許可されていれば、外部のケータリングサービスの利用を検討するのも良いでしょう。
「ケータリングセレクション」では、目的・シーンに合った高級ケータリング・オードブルのプランやお店を検索できます。

会場へのアクセスの重要性

参加者が会場にスムーズに到着できるかどうかも、重要なポイントの1つです。
特に参加者が多岐にわたる場合には、アクセスの良さが選ぶ基準の1つとなり得ます。

1.公共交通機関の利便性
2.駐車場の有無と容量
3.分かりやすい案内表示

これらのポイントを押さえて会場を選ぶことで、参加者はスムーズに会場に向かうことができます。

会場内の設備

懇親会でレクリエーションやプレゼンを行う予定があるなら、会場の設備が十分かどうかを確認することが大切です。
以下に、事前にチェックしておくべき主な設備を挙げます。

1.プレゼンやビデオ再生に必要なパソコンが会場に備え付けられているか、または自分のパソコンを接続できるか。
2.マイクが有線か無線か、必要な数があるか。
3.プロジェクターや大型モニターが設置されているか。

必要に応じて機材のレンタルなどの準備をしておくことで、プログラムがスムーズに進行し、イベントの成功につながります。

懇親会向け会場の特徴

懇親会を開く会場にはいくつかのタイプがあり、それぞれ特徴が異なります。
ここでは、よく利用される5つの会場タイプとその特徴を紹介します。

ホテルのパーティー会場の特徴とメリット

ホテルのパーティー会場は、多機能性と高品質なサービスで多くのイベントに対応可能です。
ホテルの会場は豪華な内装と洗練されたデザインが特徴で、フォーマルなイベントに最適です。
また経験豊富なスタッフが全てのサービスを提供し、食事から装飾、音響設備の手配までを担います。
さらにほとんどのホテルは交通の便が良い場所にあり、各地からの参加者が集まりやすいです。
ホテルの会場は大小さまざまで、イベントの規模や形式に応じて最適な空間を選べます。
会場の分割使用や特別な装飾要望にも柔軟に対応可能です。

貸し会議室の特徴とメリット

貸し会議室はビジネスシーンでの多様なニーズに応えるために設計されており、特定の状況で非常に役立つ選択肢です。

貸し会議室は時間単位で予約できるため、必要な時だけ利用することができ、コストを抑えられます。
またほとんどの貸し会議室には、Wi-Fi、プロジェクター、ホワイトボードなど、会議やプレゼンに必要な設備が整っています。
さらに貸し会議室は通常、ビジネス地区や交通アクセスの良い場所にあり、参加者が集まりやすい環境です。
貸し会議室はプライベートな空間で、外部からの干渉を最小限に抑えられます。

飲食店会場の特徴と貸し切るメリット

飲食店を貸し切ることで、特定のイベントや集まりに最適なプライベートな空間にできます。
またメニューや店内レイアウトの調整が可能で、イベントのテーマや装飾に合わせた特別な体験をの創出演出が可能です。
さらに飲食店スタッフがイベントに集中できるため、サービスの質が向上します。

多目的ホールの特徴とメリット

多目的ホールはその名の通り、さまざまなイベントに柔軟に対応できる設計がされており、多様な用途で利用されています。

最新設備が完備していることが特徴の1つです。
音響、照明、映像設備など最新の技術が整っており、どのようなイベントにも高品質で応えられます。

アクセスの良さ：
多目的ホールは通常、交通の便が良い場所に設置されており、参加者が集まりやすいというメリットがあります。
広いスペースを持つため、数百人を収容できるイベントにも対応可能です。

屋外イベントの特徴とメリット

BBQやピクニックといった屋外イベントは、自然を活かした楽しみ方ができるため、多くの方に選ばれています。

屋外イベントの1番の魅力は、公園やビーチ、山など自然に囲まれた開放的な環境です。
参加者はリラックスしやすい雰囲気の中で過ごせるでしょう。
屋外では、フォーマルな服装を気にせずに済むため、カジュアルな服で気軽に参加できます。
また屋外であれば、BBQやフリスビー、バドミントンなど、多彩なアクティビティを楽しめます。
コストパフォーマンスが優れていることも特徴です。
公共の場所を利用すれば、会場費用を抑えられるため、経済的なメリットも大きくなります。